Az útnyilvántartással kapcsolatban felmerülő kérdések és válaszok
Az útnyilvántartás örök vitatéma a cégek, magánszemélyek körében, amióta ugyanis létezik céges autó, időnként újra és újra előkerülnek azok a gyötrő kérdések, amiket most a teljesség igénye nélkül igyekszünk megválaszolni.
Mi az útnyilvántartás?
Az útnyilvántartás egy hivatalos dokumentum, ami alapján el lehet számolni a céges autóval megtett céges / üzleti utazások költségeit.
A tényleges költségelszámolás az üzemanyagszámlák, illetve a gépjármű üzemeltetésével, működtetésével kapcsolatban felmerülő, egyéb költségszámlák alapján történik, de az előírásoknak megfelelően vezetett útnyilvántartás nélkül ezek a számlák nem fogadhatók el.
Kinek és mikor kell útnyilvántartást vezetni?
Ha az autó a cég tulajdonában van és cégautóadót (ide kattintva kiszámolhatja cégautóadóját) fizetünk, akkor nem kötelező az útnyilvántartás,ugyanis ennek hiányába is levonhatjuk pl. az ÁFA 50%-át a szerelésről. Természetesen, ha a céges autó magáncélú használatának ennél alacsonyabb mértéke is bizonyítható az útnyilvántartás vezetése által, akkor célszerű még is megerőltetnünk magunkat, mert így az ÁFA magasabb arányban is levonható lesz a szervizköltségekről.
Ha az autó nem a cég tulajdona, tehát például lízingeljük, akkor bizony kell az útnyilvántartás. Fontos szétválasztani a magán és céges használatot (tartós bérlet esetén útnyilvántartás nélkül is vonható a költségekről 50% ÁFA)
Ha egy üzleti út során nem a céges (saját tulajdon vagy lízingelt/bérelt) autót használja az alkalmazott, hanem saját járművét, akkor azonban nem útnyilvántartást kell készíteni, hanem kiküldetési rendelvényt!
Mit kell leírni az útnyilvántartásban?
A nyilvántartásnak kötelező tartalmi elemei vannak,melyeket az Szja törvény 5. számú mellékletének II. részének 7. pontja tartalmazza.
Fel kell tüntetni benne a gépjármű típusát, forgalmi rendszámát, fogyasztási normáját. Továbbá fel kell jegyezni a kilométeróra állását az év első, illetve utolsó napján, de amennyiben a költségelszámoláshoz szükséges, akkor ezt minden hónapban meg kell tenni.
Az útnyilvántartás tartalmának ki kell terjednie az utazás időpontjára, úti céljára, a felkeresett üzleti partner(ek) megnevezésére, valamint a közúton megtett kilométerek számára.
Az útnyilvántartás ezeken felül tartalmazhatja az utazással kapcsolatban felmerült üzemanyag-vásárlás helyét, időpontját, az üzemanyag mennyiségét, árát.
Az említett kötelező tartalmi elemeknek kivétel nélkül szerepelnie kell a nyilvántartásban ahhoz, hogy a gépjárművel kapcsolatos költségeket törvényesen el lehessen számolni.
További szakmai cikkeket ide kattintva érhet el.
2020. Február 12.