Tegyünk rendet – Leltározzunk

Mi is a leltár és miért szükséges:

 Fontos kiemelni, hogy a leltározás és selejtezés két különálló tevékenység.

 A leltározás szabályozását a 2000. évi C. törvény tartalmazza és a mérleg alapját képezi. Melynek célja a vállalkozó vagyonának számbavétele, adott időben és meghatározott módon.

A selejtezés a feleslegessé vált vagy elromlott / használhatatlan, használaton kívüli vagyontárgyak sorsának eldöntése. Selejtezni a leltározás előtt azért ajánlatos, mert ekkor a leltárban már csak a valóban szükséges / aktuális eszközök és vagyontárgyak szerepelnek majd, amik a számviteli beszámolókat pontosabbá teszik.

A Számviteli törvény a leltárkészítési kötelezettséget és a leltárkészítés módjait meghatározza, de részletesen nem szabályozza annak folyamatát. Kimondja, hogy a gazdálkodók, vállalkozások, kötelesek írásban rögzíteni a rájuk jellemző szabályokat, előírásokat. Többek között rendelkezniük kell leltárkészítési és leltározási szabályzattal, aminek megfelelően kell a leltározás folyamatát elvégezniük. A leltár a könyvek év végi zárásához és beszámoló elkészítéséhez, mérleg alátámasztásához szükséges, továbbá 8 évig meg kell őrizni!

Leltár fajták:

• Teljes leltár: A vállalkozás valamennyi eszközét és forrását tartalmazza, ideértve a felvétel időpontjában a birtokában levő idegen eszközöket is.
• Évközi és évzáró leltár: Az év közben készült, illetve az éves mérlegek valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely az adott fordulónapon a részleges vagy a teljes eszközállományt mutatja. Ezen fogalomkörbe tartoznak a speciális okokból elrendelt, év közben végrehajtott leltározások:
• Elszámoltató leltározás: a rájuk bízott eszközökért, készletekért anyagilag felelős alkalmazottak elszámoltatására, tevékenységük szakszerűségének és gondosságának ellenőrzésére írják elő.
• Átadási – átvételi leltározás: az esetben kell elrendelni és végrehajtani, ha az eszközök, készletek kezeléséért felelős alkalmazottak személyében változás következik be.
• Nyitóleltár: megalakulásukkor az új vállalkozásoknak kell készíteniük és ezen leltár a nyitómérleget támasztja alá.

Az év utolsó napjával az előzőeken túlmenően leltárt kell készíteni:

• az úton levő árukról,
• a megmunkálás céljából átvett idegen készletekről,
• a javításra átvett eszközökről.

2000. évi C. törvény alapvető követelményei a leltár készítése kapcsán:

1. Teljesség elve: A leltárnak tartalmaznia kell a vállalkozás valamennyi eszközét és forrását
2. Valódiság elve: A leltárnak természetesen az aktuális, mérlegforduló napon meglévő tényleges eszköz mennyiséget és annak helyesen megállapított értékét kell tartalmaznia.
3. Érthetőség, áttekinthetőség: Leltározási helyenként és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia a leltárnak az eszközöket, forrásokat.
4. Bruttó elv érvényesítése: Mely szerint az egy helyen tárolt és összecserélhető tételeket összevonni csak a vonatkozó belső előírások szerint szabad.
5. Ellenőrizhetőség:

• A leltárnak külön kell tartalmaznia azon eszközöket, amelyek nem a vállalkozás székhelyén, telephelyén találhatók (például: javításra, bizományba, tárolásra átadott eszközök, bérbe adott eszközök, úton lévő eszközök stb.).
• Továbbá, elkülönítve kell tartalmaznia azon eszközöket, amelyek valamilyen ok miatt nem teljes értékűek, például sérült, tevékenység változása miatt feleslegessé vált eszközök.
• Ha a leltár „idegen” eszközöket is tartalmaz, akkor ezeket is elkülönítetten kell szerepeltetni úgy, hogy ilyenkor csak az eszközök mennyiségét tartalmazza a leltár. E körbe tartoznak például, a bérmunkára, javításra, bizományba, tárolásra átvett, illetve a bérbe vett eszközök.

Lényeges, hogy a mérleget alátámasztó leltárnak a vagyonelem megnevezésén túl, az annak egyértelmű azonosításához szükséges jelöléseket is tartalmaznia kell, így például a méretét, a minőségét (teljes vagy csökkentett értékű), a cikkszámát, a nyilvántartási számát stb.

Összegezve a leltározást nem célszerű elhanyagolni és az sem mindegy, hogy a leltározást milyen időközönként és milyen tartalmi elemekkel végezzük el és tartjuk nyilván az adatokat. Sokat számít, hogy az adott vállalkozás vezet-e például a számviteli alapelveknek megfelelően év közben az eszközeiről, vagyontárgyairól részletes nyilvántartást.

Nézzük meg a lehetséges eseteket: A mérlegtételek alátámasztása leltárral.

A 2000. évi C. törvény 69.& (1) pontja kimondja, hogy a mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és megőrizni, mely tételesen ellenőrizhető módon tartalmazza a vállalkozónak a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben.

Tehát a leltár elkészítését a Számviteli törvény alapján alapvetően kétféle módon lehet elvégezni:

• mennyiségi felvétellel,
• egyeztetéssel (nyilvántartások alapján).

A mennyiségi felvétel a vagyonelemek (eszközök és források) tényleges megszámlálását, megmérését jelenti.

Az egyeztetés pedig a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonatok, folyószámla-kivonatok, egyeztető levelek, analitikus nyilvántartások, számítások stb.) való egybevetését, összehasonlítását jelenti és akkor kerülhet rá sor, ha a leltározás nem valósítható meg mennyiségi felvétellel.

1. Amennyiben a vállalkozó (számviteli alapelveknek megfelelő) folyamatos és naprakész mennyiségi nyilvántartást vezet:

• A leltárba bekerülő adatok valódiságáról a leltár összeállítását megelőzően – leltározással köteles meggyőződni és azt az eszközök és a források leltárkészítési és leltározási szabályzatában meghatározott időszakonként (tehát amilyen időszakot a vállalkozó kiköt a saját szabályzatában), de legalább 3 évente mennyiségi felvétellel el kell végeznie.
• Ezenkívül minden üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozóan a csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt – letétbe helyezett, portfolió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapíroknál és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó – eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie.

2. Ha a vállalkozó nem vezet (számviteli alapelveknek megfelelő) folyamatos mennyiségi nyilvántartást:

• A leltárba bekerülő adatok valódiságáról a leltár összeállítását megelőzően – leltározással köteles meggyőződni, és az üzleti év mérlegfordulónapjára vonatkozó leltározást mennyiségi felvétellel kell teljesíteni.
• A csak értékben kimutatott eszközöknél és kötelezettségeknél, valamint az idegen helyen tárolt, letétbe helyezett, portfolió-kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapíroknál és egyéb, a pénzeszközök közé nem tartozó – eszközöknél, továbbá a dematerializált értékpapíroknál egyeztetéssel kell elvégeznie.

3. Abban az esetben, ha a vállalkozó csak értékben tartja nyilván az árukészleteit:

• Az üzleti év mérlegforduló napját megelőző negyedévben vagy az azt követő negyedévben is ellenőrizheti mennyiségi felvétellel e nyilvántartása mérlegforduló napjára vonatkozó adatainak helyességét.
• Ebben az esetben is az üzleti év mérlegforduló napjára vonatkozóan kell elszámolni a mennyiségi felvétel alapján szükségessé váló módosításokat.

Nem hétköznapi „eszközök” leltározása:

Jó példa lehet a mezőgazdasági ágazatban például az állatok leltározása. Melynél fontos tudni az alábbiakat:

• Tenyészállatokat, igásállatokat, csikókat elég csak a darabszámuk szerint leltározni.
• Méhek esetében csak az egészséges állapotú családokat lehet leltárba venni, melynek megállapításához a kaptárok ellenőrzése szükséges.
• A növendék-, hízó-, kis és szopós állatokat súlyban és darabszámban kell letárba venni úgy, hogy etetés után történik a mérés és a kapott eredményből kell levonni a súlyapadót.
• Zárt rendszerű sertés telepeken nem szükséges a mérlegelések elvégzése, mert a szükséges súly adatot kiszámolhatjuk a hízóba állításkori tömegből, hízlalási napok számából és az előzőhízlalásiciklusban mért átlagos napi tömeggyarapodásból.
• Halak: A halállomány mérlegelését a telelőbe való áttelepítéskor kell elvégezni. Ha nem történik áttelepítés akkor a leltározást a halak darabszáma, elhullások száma, próbahalászatkor kifogott halak testtömege alapján kell elvégezni.
• Növendék baromfiállomány tömegének mérése és nyilvántartása reprezentatív méréssel is lehetséges. (Ilyen esetben általában az állomány 1%-án szokták a mérést elvégezni).
• Vállalkozás tulajdonában lévő, de kistermelőknél elhelyezett állatokat az elhelyezéskori testtömeg és érték figyelembevételével, a nyilvántartásokkal való egyeztetés után lehet leltározni.

A mezőgazdasági ágazati  leltározási támpontok összegzése :

• A súlyban nyilvántartott állatok tömegnövekedését mérlegeléssel lehet meghatározni, melyet ellensúlyozni kell a súlyapadóval.
• A súlyapadó az etetésből és az itatásból származó gyomortartalom súlya, melyre csak ajánlások és becslések vannak.
• A hízó állatok súlyát mérés helyett úgy is meg lehet határozni, hogy a hízóba állításkori súlyukhoz hozzáadjuk a becsült hízásmennyiségét.
• A becsült hízás tömege úgy számolható ki, hogy a tapasztalati adatok alapján meghatározott napi tömeggyarapodás mértékét megszorozzák az eltelt hízlalási napok számával.
• (Az állattenyésztés speciális tulajdonságaihoz igazodnak a leltározás elkészítéséhez szükséges bizonylatok is: a szaporulati napló, a mérlegelési napló, a fejési napló, a takarmányozási napló, a korosbítási, átminősítési jegyzőkönyv, a kényszervágási jegyzőkönyv, az elhullási napló és az állatszámadás.)

Nézzünk egy példát a súlyapadó figyelembevételével készített leltár értékre:

(hízómarhák leltárértékének újraszámítása):

Fizikai leltárfelvételen ténylegesen mért súly: 70 db × 410 kg/db = 28 700 kg

Le: súlyapadó (az átadó telephelyén) 8 %, 28 700 × 0,08 = 2296kg

Figyelembe vehető 26 404 kg

Élősúly (tömeg) önköltsége: 399, 50 Ft/kg

Élőtömeg értéke: 26 404 kg × 399,50 Ft/kg ––> 10 548 398 Ft

Megjegyzés: A mérlegkészítés napján az ismert piaci érték 420 Ft/kg volt, így értékvesztés elszámolása nem indokolt.

Leltár zárás

A leltározás adatait a könyvviteli nyilvántartásokkal (analitikus nyilvántartások, könyvviteli számlák) a leltárfelvételt követően össze kell vetni, és meg kell állapítani az esetleges eltéréseket.

Az eredményét foglaljuk jegyzőkönyvbe!

Természetesen a megállapított hiányosságok okát ki kell vizsgálni, majd ennek megfelelően, a különbözeteket a számviteli elszámolásokban is rögzíteni kell.

További szakmai cikkeket ide kattintva érhet el.

Next Accounting

2023. Február 24.