Miért érdemes felhő alapú könyvelésre és bérszámfejtésre váltani?
A cloud computing vagyis “felhő megoldások” által született könyvelési és bérszámfejtési megoldások az egyik legjelentősebb és legsikeresebb technológia változás az iparágban, amely kiemelt hatással van arra, hogy hogyan és miként működik a könyvelői és bérszámfejtői szektor.
A magyar könyvelői és bérszámfejtői társadalom természetesen már legalább részben hallott az új felhő alapú megoldásokról, azonban annak megítélése nagyon változó. Az élenjáró, innovatív könyvelőirodák már mind váltottak a mai trendeknek megfelelő megoldásokra, amely komoly versenyelőnyt jelent számukra. Természetesen, mint minden szakmában, itt is találkozhatunk olyanokkal, akik csak fenntartásokkal vagy egyáltalán nem nyitottak a változásra, akik félnek attól, hogy mivel járna az üzleti transzformáció.
Mi is jelent a felhő alapú könyvelés?
A “felhő számítástechnika” már számtalan célú alkalmazást hozott létre, amely lehetővé teszi a felhasználóknak az online munkavégzést irodán kívül is, gyakorlatilag a világ bármely részéről.
A felhő alapú könyvelés és bérszámfejtés egy olyan speciális megoldás, amely a hagyományos könyvelői programok képességeivel rendelkezik, azonban sokkal könnyebben elérhető és hatékonyabb megoldásokat is tartalmaz. Távoli szervereket használva miden információ és adat felkerül a felhőbe, ahol azokat tárolni tudjuk, illetve megoszthatjuk másokkal is. Mivel a könyvelőprogram a szervereken fut és nem kell a számítógépeken / laptopokon telepíteni, így a könyvelők nincsenek többé helyhez kötve. Az összes adatot és dokumentumot bárhol és bármikor elérhetik, ráadásul eszköztől függetlenül, legyen szó laptopról, tabletről vagy mobilról.
Milyen előnyökkel jár a felhő alapú könyvelési megoldás?
Számtalan jó érv szól amellett, hogy a könyvelést és a bérszámfejtést felhő alapon végezzük. Összeírtunk egy pár fő pontot:
Időt takarít meg!
Az egyik nagy előnye a felhő alapú könyvelési és bérszámfejtési megoldásoknak, hogy számtalan manuális folyamatot lehet vele automatizálni. Gondoljunk csak a sok ismétlődő feladatra, amit minden hónapban meg kell csinálni: jelentések készítése, adatok manuális rögzítése, számlázás és azoknak kiküldése, árfolyamok manuális lekérdezése, havi jelenléti ívek felvitele.
Képzeljük el, hogy ezeket mostantól nem kell kézzel (manuálisan) csinálni!A felhő alapú rendszerek automatikusan lekérdezik és feldolgozzák az ügyfelekhez tartozó adatokat, amely megkímél minket az erre fordított időtől.
Költséghatékony
A felhő alapú szolgáltatások gyakran a legolcsóbbak közé tartoznak. Nincs szükség informatikai eszközök beszerzésére (szerverek, hálózati eszközök), illetve azok karbantartási és fejlesztési költségeit is megspórolhatjuk. Ehelyett egy jól kalkulálható havi vagy éves díjjal tudunk számolni.
Egy hagyományos könyvelési vagy bérszámfejtési alkalmazás használatával könnyen további extra költségek is felmerülhetnek a cég számára. Például egy növekedés során további licenszeket kell vásárolni, továbbá könnyen előfordulhat, hogy egy új szerverre is be kell ruházni. Egy felhő alapú megoldásnál nem kell tartani jelentős emelkedéstől a havi költségeket illetően, valamint az egyszeri beruházási költségeket is megspóroljuk legtöbbször.
Biztonságos
A felhő alapú könyvelés sokkal biztonságosabb megoldást nyújt az adatok tárolására, mint a hagyományos számítógépre vagy helyi olcsó szerverre telepített társai. A hagyományos megoldásoknál az adat általában egy gépen van tárolva, ami azt is jelenti, hogy azokat könnyebben ellophatják, vagy egy esetleges adatvesztés során az adatokat többé nem tudják visszaállítani. Egy ilyen esemény következményei gyakorlatilag beláthatatlanok, komoly anyagi és jogi károkat okozhatnak.
Hozzáférhetőség
A hagyományos számítógépre telepített alkalmazásokkal csak az irodából lehet dolgozni, hiszen az adatokhoz csak az adott számítógépen keresztül lehet hozzáférni.
A felhő alapú megoldással szabadon választhatunk, hogy hol és mikor akarunk dolgozni. Az ügyfél adatai biztonságosan, titkosított kommunikáción keresztül érhetőek el, ha van egy, az internethez csatlakoztatott eszközünk – legyünk akár az irodában, a nappaliban vagy az ügyfélnél.
Valós idejű pénzügyi adatok
Mindig valósidejű adatok állnak rendelkezésre az ügyfelek és a könyvelők / bérszámfejtők számára is. Nincs többé szükség különböző, kézzel készített kimutatások küldözgetésére és a kockázatát is lecsökkentjük annak, hogy már nem az aktuális többoldalas elemzéseket használjuk fel. A könyvelők könnyen és gyorsan tudnak személyre szabott adatokat szolgáltatni az ügyfeleknek, amely mindig naprakész információkkal rendelkeznek. Ez kifejezetten helyzetelőnyt jelent egy könyvelőiroda számára egy-egy stratégia megbeszélésnél, ahol az ügyfél vezetői az adatok alapján hoznak döntéseket.
Kollaboráció és az információk megosztása
A hagyományos könyvelő és bérszámfejtő programok csak korlátozott és/vagy limitált számú hozzáférést kínálnak, ami lényegesen megnehezíti az adatok megosztását a kollégákkal, vezetőséggel vagy az ügyféllel. Mai napig gyakran látom, hogy az adatokat e-mailen, pendriveon vagy papíralapon osztják meg, amely nem felel meg a mai irányelveknek.
Minimális szolgáltatási kiesés
A felhő alapú szolgáltatások kevesebb fenntartást igényelnek a cégek részéről. A felhő alapú megoldásokat szolgáltató cégek folyamatosan frissítik az eszközeiket és a programjaikat anélkül, hogy Neked bármit is kéne tenned. Természetesen a szolgáltatást nyújtó cégnek kötelessége egy megbízható rendszer kiépítése és üzemeltetése, illetve az ő vállukat terheli az esetleges jogi változásoknak és a sztenderdeknek való megfelelés.
Alkalmazások / megoldások összekapcsolása
A felhő alapú alkalmazásokat könnyű egymással összekapcsolni és integrálni, ami által további előnyökre tehetünk szert, illetve egyéni igényeknek is eleget tudunk tenni. Gyakori az integráció a különböző számlázó programokkal, dolgozói jelenléti ív programokkal, bankokkal vagy más alkalmazásokkal, amelyek mind támogatják a könyvelés, a bérszámfejtés és a bevallások folyamatát.
Adatok pontossága
Egy felhő alapú rendszernél csak egy verziója van az adatoknak, ami azt is jelenti, hogy azok pontosabbak. Mivel a különböző alkalmazások adatait nem kell manuálisan rögzíteni vagy betölteni, így a hibázás kockázata is alacsonyabb. Természetesen a pontos adatok kevesebb hibához vezetnek, amelyek jelentős idő- és pénzmegtakarítást jelentenek, főleg az adóbevallások idején.
Árnyoldal
Természetesen semmi sem tökéletes, így a pozitívumok mellet gondolni kell az esetleges hátrányokra is.
Adatvédelem
A könnyű hozzáférhetőség a világ bármely pontjáról számtalan előnnyel jár, másfelől ez megnehezíti az ellenőrzést és az adatok megfelelő védelmét is. Szakértők szerint mégis jelenleg a legbiztonságosabb megoldást a felhő alapú rendszerek nyújtják, azonban fontos a megfelelő partner kiválasztása. Ugyan a világ bármely pontján lehet a könyvelési alkalmazást futtató kiszolgáló szerver, ezzel leküzdve az irodai hozzáférés limitációját, azonban ez azt is jelenti, hogy átfogóbb adatvédelmi irányelvekre és megfelelőségi vizsgálatokra lehet szükség (gondolhatunk itt a GDPR követelményeire). Az ezzel kapcsolatos aggály esetén érdemes összehasonlítani több felhő alapú könyvelési és bérszámfejtési megoldást is, utánajárni, hogy az adatokat hol tárolják, milyen adat-felhasználási feltételek és irányelvek érvényesek, továbbá hogy megfelelnek-e a jelenlegi hazai és európai szabályozásoknak.
Internet hozzáférés
Egy másik probléma lehet, hogy internet hozzáférésre van szükség az adatok eléréséhez. Napjainkban már számtalan lehetőség van az internet elérésére, azonban előfordulhat olyan helyzet is, amikor nem tudunk a világhálóra felcsatlakozni, vagyis nem férünk hozzá az adatokhoz.
Végszó
Habár a felhő alapú könyvelési és bérszámfejtési megoldásoknak lehet néhány hátulütője, azonban ezek semmiképp nem leküzdhetetlenek. Igazság szerint a felhő alapú megközelítése a szolgáltatásoknak olyan jelentős előnyökkel jár, hogy az teljes mértékben tudja ellensúlyozni az összes esetleges hátrányát. Mindazonáltal fontos a körültekintő választás, mint minden üzleti megoldás választása előtt. Érdemes mérlegelni és szem előtt tartani, hogy mit nyerhet a váltással az ügyfél, illetve a szakembereink valóban kiaknáznák-e a megoldásban rejlő lehetőségeket, tudnának-e alkalmazkodni az új program használatához. Javasolt több szolgáltatóval is találkozni és alaposan utánajárni, hogy igazoltan megbízható szolgáltatóval van-e dolgunk, ha igen, akkor ez az a pont, amikor az életünk sokkal könnyebbé válhat.
2018. November 22.