TÁJÉKOZTATÁS VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERRŐL

 

A Next Accounting Kft az általa üzemeltetett visszaélés-bejelentési rendszer használatának és működésének feltételeiről az alábbi tájékoztatást nyújtja.

A visszaélés-bejelentési rendszer (továbbiakban: bejelentési rendszer) a Next Accounting Kft működésére vonatkozik.

Mind a Next Accounting Kft. alkalmazottai, mind pedig a Next Accounting Kft-vel szerződéses jogviszonyban állók jogosultak a Next Accounting Kft. működésére vonatkozó jogszabályok, a szakmai és etikai szabályok, standardok, továbbá a Next Accounting Kft. szabályzatainak és előírásainak (továbbiakban: Szabályok) megsértése, vagy bármely egyéb visszaélés észlelése esetén a jelen tájékoztatás szerinti bejelentést tenni. Bejelentést tehet az is, akinek a bejelentés megtételhez vagy a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslásához méltányolható jogos érdeke fűződik.

1. A bejelentő védelme

•  A Next Accounting Kft  a bejelentőt – amennyiben a bejelentés nem anonim módon került megtételre – védelemben részesíti és biztosítja, hogy a bejelentőt semmiféle retorzió, hátrány, egyéb negatív következmény a bejelentés megtétele kapcsán nem érheti (ide nem értve azt az esetet, amikor a bejelentő a bejelentés során rosszhiszeműen és szándékosan valótlan információt közöl, vagy való tényt hamis színben tüntet fel). A bejelentőt megillető védelem abban az esetben is fennáll, ha a bejelentő jóhiszemű bejelentése nyomán indult vizsgálat során a bejelentést kivizsgálók a bejelentés megalapozatlanságát állapítják meg.

• A bejelentő a bejelentés megtételét követő 1 éven belül jogosult jelzéssel élni a Next Accounting Kft. (a bejelentést kivizsgálók, vagy – érdekellentét esetén – a Next Accounting Kft.  ügyvezetői) felé, ha véleménye szerint a bejelentés kapcsán őt bármilyen hátrány érte. A jelzést a bejelentést kivizsgálók, vagy a Next Accounting Kft. ügyvezetője köteles megfelelően kivizsgálni (ennek során a bejelentés kivizsgálására vonatkozó lent meghatározott szabályok irányadók) és köteles megfelelő indokolással ellátott jelentést készíteni a vizsgálat eredményéről. A jelentés nyomán szükség esetén intézkedni kell a bejelentővel szemben hozott, általa kifogásolt intézkedések visszavonása, illetve a sérelmes helyzet megszüntetése iránt, továbbá – amennyiben ez indokolt – az érintett személyekkel szemben munkajogi következmények meghatározása iránt.

2. Anonim bejelentések

A bejelentő jogosult a bejelentést anonim módon is megtenni (személyes adatai megadása nélkül). A Next Accounting Kft. garantálja, hogy ez esetben nem deríti fel a bejelentő  személyazonosságát, ugyanakkor a Next Accounting Kft. a panaszokról és közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény (továbbiakban: Panasztv.) értelmében nem köteles az anonim bejelentés kivizsgálására.

3. Bejelentésekkel kapcsolatos eljárás

3.1. Bejelentések megtétele

A bejelentés megtételére a Next Accounting Kft. az alábbiakat javasolja:

a) Postai úton a Next Accounting Kft. címére (1132 Budapest, Váci út 20-26.) való levél elküldésével (anonim bejelentés lehetséges).
A borítékon javasoljuk feltüntetni a „BIZALMAS” és a „BEJELENTÉS” jelzéseket.

b) Az alábbi e-mail címre történő elektronikus üzenet írásával: bejelentes@nextaccounting.hu.
Az e-mail tárgyában javasoljuk feltüntetni a „BIZALMAS” jelzést. (anonim bejelentés lehetséges, pl. egyszer használatos e-mail címeket biztosító szolgáltatás használatával)

A Next Accounting Kft a nem a fenti e-mail címre érkezett bejelentéseket is kivizsgálja, ez esetben ugyanakkor nem tudja garantálni azt, hogy a bejelentésben foglaltakat csak a bejelentés kivizsgálására kijelölt személyek láthassák.

c) Internetes bejelentő felület használata az alábbi linken:
Link
Tekintettel arra, hogy a bejelentő felület személyes adatokat nem gyűjt, a bejelentés megtehető anonim módon is.

A Panasztv. értelmében a bejelentés megtételekor a bejelentő nevét és lakcímét, jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a bejelentést benyújtó törvényes képviselőjének nevét köteles megadni, továbbá nyilatkoznia kell arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen teszi olyan körülményekről, amelyekről tudomása van, vagy kellő alappal feltételezi, hogy azok valósak. A Next Accounting Kft. a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről, amennyiben elérhetőségi adatát megadta, tájékoztatja.

3.2. Kivizsgálás mellőzése

A bejelentést kivizsgálók mérlegelhetik a bejelentés vizsgálatát, és ennek eredményeként mellőzhetik a kivizsgálást az alábbi esetekben:

(a) anonim bejelentés,

(b) a korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentés,

(c) a sérelmezett tevékenységről vagy mulasztásról való tudomásszerzéstől számított hat hónap után tett bejelentés,

(d) a név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés (ezzel kapcsolatban lásd a fenti 3. pontot),

(e) ha a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett személy jogainak korlátozásával nem áll arányban.

A Next Accounting Kft. a bejelentések kivizsgálásának mellőzése csak megfelelő indokkal lehetséges. Amennyiben a Szabályok megsértése, vagy visszaélés lehetősége bármely mértékben fennáll, a kivizsgálást nem lehet mellőzni, kivéve az (e) pontban írt esetet.

3.3. Kivizsgálás menete

a) A bejelentések kivizsgálásra a Next Accounting Kft megfelelő személyeket jelölt ki belső szabályzata útján (továbbiakban: bejelentést kivizsgálók), illetve összeférhetetlenség vagy szükség esetén a kivizsgálással megbízhat külső szervezetet, illetve harmadik felet is. Bejelentő beleegyezik Next Accounting Kft által kijelölt harmadik fél megbízásába és a bejelentés során megadott adatok  teljeskörű átadásába.

b) A bejelentés kivizsgálására belső szabályzatban kijelölt személyek fogadják a bejelentéseket, valamint elvégzik az azzal kapcsolatos vizsgálatokat. A bejelentést kivizsgálók az eljárás során tanúkat hallgathatnak meg, illetve bizonyítékokat kérhetnek be (pl. levelezést, szerződéseket, más okiratot stb.) bármely, Next Accounting Kft. alkalmazottól.

c) A bejelentést kivizsgálók a vizsgálat lezárásáig vagy a kivizsgálás eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyekre vonatkozó információkat kötelesek titokban tartani, és azokat – a bejelentésben érintett személy tájékoztatása kivételével – nem oszthatják meg a Next Accounting Kft. egyetlen más szervezeti egységével vagy munkatársával sem, kivéve a jogszabályban meghatározott eseteket. A Panasztv. értelmében a vizsgálat lefolytatásában közreműködő külső szervezet/megbízottak részére az adatok átadhatók.

d) A vizsgálatot a legrövidebb időn belül, főszabály szerint legfeljebb a bejelentést követő harminc napon belül kell lefolytatni, kivéve, ha a bejelentés anonim. Különösen indokolt esetben, a bejelentő tájékoztatásával egyidejűleg a vizsgálat meghaladhatja a harminc napot. A határidő hosszabbítás indokait megfelelően dokumentálni kell. A bejelentést kivizsgálók legfeljebb három hónap alatt kötelesek a vizsgálatot elvégezni.

e) A bejelentés nyomán indult eljárásban a tisztességes eljárás követelményének kell érvényesülnie. Ennek során a bejelentésben érintett személyeket, pozíciójuktól függetlenül azonos bánásmódban kell részesíteni.

f) A bejelentést kivizsgáló a vizsgálatot követően jelentést készít, amelyben összefoglalja megállapításait, valamint, ha a bejelentésben foglaltakat megalapozottnak ítéli, intézkedési tervet határoz meg annak érdekében, hogy a jövőben a Szabályok hasonló megsértését vagy visszaélést el lehessen kerülni, továbbá szükség esetén a munka törvénykönyve vonatkozó rendelkezéseinek figyelembe vételével javaslatot fogalmaz meg a szankcionálásra a Szabályok megsértőivel, vagy a visszaélést elkövető alkalmazottakkal szemben. A javaslat figyelmeztetés, illetve egyéb, a munkaszerződésben meghatározott hátrányos jogkövetkezmény lehet, vagy a javaslat a – jogsértés súlyától függően – munkaviszony felmondással vagy azonnali hatályú felmondással történő megszüntetésére is irányulhat. A bejelentést kivizsgáló az általa készített jelentést jóváhagyás végett előterjeszti a Next Accounting Kft. ügyvezetői számára. A bejelentést kivizsgáló a jelentést szükség esetén, valamint az alkalmazottra vonatkozó munkajogi jogkövetkezményre irányuló javaslat esetén továbbítja a Next Accounting Kft. ügyvezetése/munkáltatói jogkör gyakorlója részére is. A továbbított jelentésben a bejelentő személyét nem szabad felfedni. A Next Accounting Kft ügyvezetői közösen határoznak a javasolt intézkedések jóváhagyásáról.

g) A kivizsgáló személy a vizsgálat eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja a bejelentőt (amennyiben a bejelentés nem anonim). Az értesítés postai úton (is) történik, amennyiben a bejelentő megadta bejelentésében a postai címét.

h) Amennyiben a vizsgálat során a bejelentést kivizsgáló büntetőeljárás kezdeményezésének indokoltságát észleli, feljelentést tehet az illetékes hatóságnál.

i) Amennyiben a bejelentésben foglaltak alapján hatósági eljárásnak van helye, a bejelentést kivizsgáló értesítheti a hatáskörrel rendelkező illetékes hatóságot.

4. Adatkezeléssel kapcsolatos tudnivalók

Az érintett személyek személyes adatainak kezeléséről – az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete, valamint az információs önrendelkezési jogról és az
információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseivel összhangban – a Next Accounting Kft. az alábbi tájékoztatást nyújtja.

4.1. Adatkezelő személye

Az adatkezelő a Next Accounting Kft.

A bejelentő személyes adatait a törvényben meghatározott kivételtől, illetve a 3.3.a, pontban megjelölt esetektől  eltekintve továbbítani nem lehet, azokat csak a bejelentések kivizsgálásával megbízott munkavállalók kezelhetik.
Amennyiben a bejelentő felfedi a személyazonosságát, a bejelentő személyes adatait a Next Accounting Kft. az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 sz. általános adatvédelmi rendelete, valamint az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény rendelkezéseire figyelemmel, a Panasztv. előírásaival összhangban, a vizsgálat minden szakában bizalmasan kezeli.

4.2. Elérhetőségek

Cím: Budapest, 1132, Váci út 20-26.
Telefonszám: +36 1 765 4310
E-mail cím: info@nextaccounting.hu

4.3. Az adatkezelés részletei

A személyes adatok kezelésének alapvető célja a visszaélés bejelentő rendszer felhasználásával tett bejelentésekben megjelölt jogsértések, etikai szabálysértések és visszaélések, szakmai szabályok megsértése, standardok megsértése, továbbá a Next Accounting Kft szabáylzatainak és előírásainak való meg nem feleléssel kapcsolatos állítások kivizsgálása, valamint visszásság esetén annak elhárítása és/vagy megfelelő szankcionálása.

A bejelentési rendszerben különleges személyes adat kezelése tilos. A bejelentést kivizsgáló személyek haladéktalanul törlik a bejelentésben nem érintett harmadik személyekre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges, valamint a Panasztv. szerint nem kezelhető adatokat.

A bejelentő személyes adatai egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozhatók nyilvánosságra. A Next Accounting Kft. adatvédelmi tisztviselő kijelölésére nem köteles. A Next Accounting Kft nem továbbítja a személyes adatokat harmadik (nem EU tagállamnak minősülő) országokba.

Az adatok forrása – bejelentő esetén – közvetlenül az érintett, bejelentésben érintett személy esetén a bejelentő.

Az adatkezelésre az alábbi fontos információk vonatkoznak:

Adatkezelés célja:	A visszaélés-bejelentési rendszeren keresztül érkezett panaszbejelentések kivizsgálása a Panasztv. 14. § (1) bekezdése alapján, valamint a 14. § (6) bekezdése szerint az érintett a panaszában megjelölt hátrányt szenvedett méltányolható jogos érdekének orvoslása. A bejelentésben érintett személy, valamint nyilvánvalóan rosszhiszemű bejelentés esetén esetleges munkajogi következmények meghatározása és alkalmazása.
Kezelt adatok köre:	Bejelentőre vonatkozó adatok: a bejelentést tevő személy neve, lakcíme. Amennyiben bejelentésével kapcsolatban a bejelentő emailen, vagy telefonon kér visszajelzést, úgy e-mail és/vagy telefonszám. Bejelentésben érintett személyre vonatkozó adatok: a bejelentésben érintett személy neve és azonosítására szolgáló adatok. A bejelentésben foglalt, valamint a vizsgálat kapcsán megszerzett, a bejelentés szempontjából releváns személyes adatok a bejelentésben érintett személy kapcsán.
Érintettek:	A Next Accounting Kft. visszaélés-bejelentő rendszerén keresztül panaszbejelentést tevő személyek, továbbá a bejelentésben érintett személyek. (Bejelentésben érintett személy: akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, vagy aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet.)
Adatkezelés jogalapja:	A bejelentő hozzájárulása. Tájékoztatjuk, hogy a bejelentő jogosult anonim módon megtenni bejelentését, ebben az esetben azonban a Next Accounting Kft. a Panasztv. alapján fenntartja a kivizsgálás mellőzésének jogát. A bejelentésben érintett személyek esetén az adatkezelés jogalapja az adatkezelő (Next Accounting Kft.) jogos érdeke. Jogos érdek megnevezése: az adatkezelőt érintő jogsértések, visszaélések kivizsgálásához, a visszaélés-bejelentési rendszer működtetéséhez fűződő jogos érdek
Címzettek:	A Panasztv. 15. § (2) bekezdése értelmében a nem anonim bejelentést tevő személy adatait a bejelentést kivizsgálókon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentés során megadott személyes adatokat a 14. § (1) bekezdése értelmében a kivizsgálásban közreműködő külső szervezet részére lehet továbbítani. Más személynek vagy szervezetnek a bejelentésbe foglalt személyes adatokat továbbítani az érintett hozzájárulásának hiányában nem lehet. A bejelentő személyes adatai – az alábbi kivétellel – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő egyértelműen hozzájárult. Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni, alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.
Adatfeldolgozók:	A Next Accounting Kft összeférhetetlenség vagy szükség esetén a kivizsgálással megbízhat külső szervezetet, illetve harmadik felet is.

 

4.4. Az érintettek adatkezeléssel kapcsolatos jogai

• Az érintettnek joga van tájékoztatást kérni az adatkezelésnek a Rendelet 13. és 14. cikkeiben meghatározott jellemzőiről. Az érintett tájékoztatáshoz való jogát a Next Accounting Kft a jelen Adatkezelési Tájékoztató szerint teljesíti.

• Az érintettnek joga van hozzáférni a vele kapcsolatosan a Next Accounting Kft. által kezelt adatokhoz (az érintett információt kérhet arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a Rendelet 15. cikkében rögzített információkhoz hozzáférést kapjon). Az érintett kérheti a kezelt személyes adatok másolatát. Az első másolat ingyenes, a további másolatokért a Next Accounting Kft. adminisztratív költségeken alapuló ésszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információk elektronikus formátumban, biztonságos csatornán, jelszóval védetten kerülnek rendelkezésre bocsátásra, kivéve, ha az érintett másként kéri.

• Az érintettnek joga van pontatlan adatai helyesbítését kérni.

• Az érintett az alábbi indokok valamelyikének fennállása esetén jogosult arra, hogy kérésére a Next Accounting Kft. indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat:
  – a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
  – az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen, és nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre;
  – a személyes adatokat jogellenesen kezelték;
  – a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.Az adatok törlése nem kezdeményezhető, ha az adatkezelés szükséges az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése céljából.

• Bizonyos esetekben az adatokat a Next Accounting Kft. nem törli, hanem a kizárólag a tárolásra korlátozza az adatkezelést. Akkor fordulhat ilyen elő, (i) ha az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, (ii) az adatkezelés jogellenes, de az érintett nem szeretné az adatok törlését kérni, csupán az adatok felhasználásának korlátozását kéri, (iii) az adatkezelés célja már nem áll fenn, de az érintett valamilyen jogának érvényesítéséhez kéri az adatkezelést, (iv) az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen, de a Next Accounting Kft-nek meg kell vizsgálnia, hogy a Next Accounting Kft. jogos indokai elsőbbséget élveznek-e az érintett jogos érdekeivel szemben.

• Az érintettnek joga van a Next Accounting Kft. által kezelt adatait megkapni és azok máshoz való továbbítását kérni (adathordozhatósághoz való jog). Az érintettnek joga van az általa rendelkezésre bocsátott adatokat megkapni tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban, illetve azokat más adatkezelőhöz továbbítani, valamint kérheti az adatai közvetlen
  továbbítását egy másik adatkezelőhöz.

• Amennyiben az adatkezelés az érintett hozzájárulásán alapul, úgy az érintett a hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

•  Az érintett tiltakozhat személyes adatának kezelése ellen,a) ha az jogos érdek alapján történik; ebben az esetben az adatkezelés nem folytatható, kivéve, ha az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben elsőbbséget élvező kényszerítő erejű jogos okok, vagy olyan okok indokolják, amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak,b) ha az közvetlen üzletszerzés érdekében történik vagy ahhoz kapcsolódik; ilyen esetben e célból az adatkezelés a továbbiakban nem folytatható.

 

•  Jogorvoslati lehetőségek
  
  – Amennyiben a személyes adataival kapcsolatban bármilyen panasza merülne fel, kérjük mindenekelőtt keresse fel a Next Accounting Kft.-t a jelent tájékoztatóban meghatározott elérhetőségek valamelyikén, a panasza mielőbbi békés rendezése céljából.

• Adatvédelmi hatósági eljárás
  Az alábbi elérhetőségeken az adatvédelmi hatósághoz is fordulhat és vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatok kezelésével kapcsolatban jogsérelem következett be, vagy annak közvetlen veszélye fennáll:Név: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
  Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
  Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf.: 9.
  Telefon: 06 – 1 – 391 – 1400
  Fax: 06 – 1 – 391 – 1410
  E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu
  Honlap: http://www.naih.hu

 

• Bírósághoz fordulás joga
  Jogainak megsértése esetén, a panasz benyújtásától függetlenül, a Next Accounting Kft. ellen a lakóhelye, tartózkodási helye szerint illetékes törvényszékhez is fordulhat. A bíróság az ügyben soron kívül jár el.